Co robi system obiegu dokumentów?
System obiegu dokumentów prowadzi fakturę lub inny dokument od wpływu do zaksięgowania: rejestruje go, kieruje do właściwych osób, zbiera opisy i akceptacje, a na końcu przekazuje do księgowości. Każdy krok jest zapisany, więc wiadomo, kto, kiedy i co zatwierdził.
Jak działa ścieżka akceptacji faktur dopasowana do firmy?
W systemie dedykowanym ścieżka akceptacji może zależeć od kwoty, działu, rodzaju kosztu, dostawcy lub projektu.
- etapy kolejne i równoległe
- progi kwotowe wymagające dodatkowej akceptacji
- zastępstwa na czas nieobecności
- terminy, przypomnienia i eskalacje
- opis dokumentu: miejsce powstawania kosztów, projekt, kategoria, konto
Jak połączyć obieg dokumentów z programem księgowym i KSeF?
System może pobierać faktury z KSeF, a po akceptacji przekazywać je razem z opisem do programu księgowego, na przykład z rodziny InsERT. Słowniki kontrahentów, kont i działów mogą pochodzić z programu księgowego, żeby nie prowadzić ich w dwóch miejscach. Sposób integracji potwierdzamy po analizie.
Czy system obiegu dokumentów może obsługiwać płatności?
Tak. Obieg można rozszerzyć o etap zatwierdzenia do zapłaty, kalendarz płatności i przygotowanie paczek przelewów do zaimportowania w banku.
Ile kosztuje system obiegu dokumentów w firmie?
System obiegu dokumentów KCD Studio wycenia indywidualnie. O koszcie decydują głównie złożoność ścieżek akceptacji, liczba typów dokumentów oraz zakres integracji z programem księgowym, KSeF i bankiem. Przy większych projektach przygotowujemy najpierw widełki i plan analizy. Rozmowa i wycena są bezpłatne.
Najczęstsze pytania
Co to jest KSeF i jak wpływa na obieg dokumentów?
KSeF to Krajowy System e-Faktur, przez który firmy wystawiają i odbierają faktury ustrukturyzowane. Dla obiegu dokumentów oznacza to, że faktury kosztowe można pobierać automatycznie w postaci danych, bez skanowania i przepisywania.
Gotowy system obiegu dokumentów czy dedykowany?
Gotowy system wystarcza przy prostych, typowych ścieżkach. Rozwiązanie dedykowane ma sens, gdy ścieżki akceptacji są rozbudowane, opis dokumentów nietypowy albo potrzebna jest ścisła integracja z używanym programem księgowym.
Gdzie zamówić system obiegu dokumentów?
System obiegu dokumentów na zamówienie można zlecić KCD Studio. Zaczynamy od bezpłatnej rozmowy i formularza potrzeb, na podstawie którego przygotowujemy wycenę.